Efficiëntieboost: +95%
Tijdsbesparing: 40+ uur p/m
Doorlooptijd offerte: van 2,5 uur naar 5 min
Team Heartbeats is dé specialist in het versterken van menselijk kapitaal. Ze trainen en coachen leiders en teams om veerkrachtiger en meer bevlogen te zijn. Ironisch genoeg was er in hun eigen, succesvolle salesproces een flink energielek ontstaan. Na elk inspirerend verkoopgesprek stond de accountmanager voor een urenlange, repetitieve klus: het maken van een maatwerkofferte.
Het proces was omslachtig en frustrerend. Het begon met het opzoeken van het juiste template in Google Drive. Vervolgens moesten de inzichten uit het gesprek handmatig worden vertaald naar een persoonlijke introductie en samenvatting. De juiste diensten en slides moesten worden geselecteerd en de offerte moest correct worden opgeslagen en verstuurd. Dit kostte niet alleen kostbare tijd die beter aan klanten besteed kon worden, maar het was ook een administratieve last die de energie uit het team haalde.
De vraag aan ons was helder en is er een die we vaker horen: kan dit proces, dat draait om maatwerk en persoonlijke aandacht, niet slimmer en sneller met AI?
Zoals altijd begonnen we niet bij de technologie, maar bij het proces. In een workshop hebben we de volledige workflow van A tot Z in kaart gebracht en de precieze knelpunten geïdentificeerd. Het doel was niet simpelweg een sjabloon invullen, maar een intelligente AI-agent te creëren die het denkwerk en schrijfwerk grotendeels overneemt.
De oplossing die we hebben gebouwd, is een op maat gemaakte AI-automatisering, direct geïntegreerd in de eigen, veilige ChatGPT-omgeving van Team Heartbeats. Deze speciaal ontwikkelde ‘AI Sales Assistent’ verandert de manier van werken compleet.
Na een verkoopgesprek hoeft de accountmanager geen uitgebreid verslag meer te typen. In plaats daarvan start hij of zij een gesprek met de AI-agent – dit kan via tekst, maar ook met een spraakbericht. Dit laatste is een echte gamechanger. Vaak wordt de AI-agent nu direct na een afspraak in de auto ‘gebeld’. De accountmanager vertelt informeel hoe het gesprek was, wat de uitdagingen van de klant zijn en welke doelen er zijn gesteld.
Zodra dit gesprek is beëindigd, treedt onze AI-automatisering in werking. De AI-agent analyseert de gesproken input en opent op de achtergrond het Google Slides-template. Vervolgens worden de belangrijkste onderdelen van de offerte automatisch geschreven en ingevuld: een pakkende titel, een persoonlijke introductie die het gesprek samenvat, en een heldere analyse van de pijn en doelen van de klant. Het enige wat de accountmanager nog hoeft te doen, is het document controleren en de juiste dienstenslides aan- of uitzetten.
De resultaten van deze AI-automatisering zijn direct en maken een enorm verschil. Het handmatige proces dat voorheen gemiddeld 2,5 uur kostte, is nu teruggebracht tot een actie van vijf minuten. Dit levert een efficiëntieverbetering op van meer dan 95%.
